Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 9 września 2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ValueAdd sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa, KRS 0000518166, NIP 5272718725, REGON 147364337. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: archiflow@udb.pl.

2. Zakres polityki

Polityka obejmuje stronę archiflow.udb.pl oraz aplikację ArchiFlow dostępną pod adresem archiflowtool.udb.pl.

3. Jakie dane zbieramy

Dane konta — przy rejestracji w aplikacji: adres e-mail, imię i nazwisko, nazwa biura. Przy logowaniu przez Google: adres e-mail i imię z konta Google.
Dane wpisane do aplikacji — projekty, etapy, wiadomości, dane klientów biura i linki do plików, które dodajesz w ramach korzystania z usługi.
Dane osób podpisujących dokumenty — imię i nazwisko oraz adres e-mail wpisane przez biuro, data i godzina wgrania podpisanego pliku. Sam podpisany dokument trafia do folderu biura na Google Drive lub Dropbox, ArchiFlow nie przechowuje jego kopii.
Dane integracji z Google Drive i Dropbox — tokeny dostępu wydane po Twojej zgodzie (zaszyfrowane w naszej bazie), identyfikatory wskazanych folderów i lista plików w nich. Dostęp do Google Drive obejmuje wyłącznie pliki utworzone przez ArchiFlow lub wskazane przez Ciebie (zakres drive.file); do Dropbox — folder projektu, który wybierzesz. Integrację odłączysz w Ustawieniach biura jednym kliknięciem, co usuwa tokeny.
Aktywność w portalu klienta — data ostatniego otwarcia zakładek, żeby pokazać klientowi, co nowego.
Formularz kontaktowy — imię, adres e-mail, nazwa biura i treść wiadomości.
Dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki i czas wizyty (logi serwera).
Dane analityczne — statystyki odwiedzin zbierane przez Google Analytics (patrz sekcja Cookies).

4. Po co przetwarzamy dane

Świadczenie usługi ArchiFlow — utrzymanie konta, projektów i portalu klienta (podstawa: umowa)
Odpowiedź na wiadomości z formularza kontaktowego (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
Rozliczenia planów płatnych i wystawianie faktur (podstawa: obowiązek prawny)
Analiza ruchu na stronie w celu jej poprawy (podstawa: prawnie uzasadniony interes)

5. Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu:

Vercel Inc. — hosting strony i aplikacji
Neon Inc. — baza danych aplikacji
Google LLC — statystyki odwiedzin (Google Analytics), logowanie przez konto Google, poczta e-mail, Google Drive (folder projektu wskazany przez biuro)
Dropbox, Inc. — folder projektu wskazany przez biuro, jeśli biuro połączyło Dropbox

Część tych podmiotów przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — w takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6. Cookies i analityka

Strona korzysta z Google Analytics 4 (ładowanego przez Google Tag Manager) do zbierania statystyk odwiedzin: liczby wejść, źródeł ruchu i przeglądanych podstron. W tym celu Google zapisuje pliki cookies z losowym identyfikatorem przeglądarki. Możesz je zablokować w ustawieniach przeglądarki lub zainstalować dodatek blokujący Google Analytics — strona będzie działać normalnie.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i dane wpisane do aplikacji — przez czas korzystania z usługi; po usunięciu konta dane są kasowane
Wiadomości z formularza kontaktowego — do 2 lat od zakończenia korespondencji
Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat)
Statystyki Google Analytics — do 14 miesięcy

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także do wniesienia sprzeciwu. Wystarczy e-mail na archiflow@udb.pl. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach polityki poinformujemy na tej stronie, a użytkowników aplikacji — e-mailem. Data ostatniej aktualizacji jest zawsze podana na górze dokumentu.