Google Drive czy Dropbox w pracowni: jak uporządkować pliki projektu tak, żeby klient je znalazł

Kiedy zaczynałem pracownię, pliki projektu leżały w trzech miejscach: na dysku mojego komputera, w załącznikach maili i na pendrive konstruktora. Klient dostawał rzuty mailem, a po dwóch miesiącach pytał, czy „ten z zeszłego tygodnia” to ten z parterem czy z piętrem. Odpowiadałem, wysyłając plik jeszcze raz. Trzecia kopia tego samego PDF-a.

Dziś każdy projekt ma jeden folder w chmurze, ten sam układ podfolderów i okno dla klienta. Poniżej, jak to działa i dlaczego nie ma znaczenia, czy wybierzecie Drive, czy Dropbox.

W skrócie

• Drive czy Dropbox: zostańcie przy tym, co już macie. Portal klienta ma się podpiąć do istniejącego folderu.
• Jeden folder na projekt, numerowane podfoldery 01–06 i osobny podfolder „Podpisane”.
• Nazwa pliku odpowiada na trzy pytania: co to jest, z którego etapu, która wersja. Bez słowa „final”.
• Klient dostaje okno na folder w trybie tylko do odczytu zamiast kopii mailem. U nas to z dwóch godzin tygodniowo do zera.

Drive czy Dropbox: decyzja mniej ważna, niż się wydaje

Oba działają. Wybór zależy od tego, co już macie.

	Google Drive	Dropbox
Wygrywa, gdy	pracownia używa Google Workspace	zespół pracuje głównie na dużych plikach DWG i modelach
Co daje	poczta, kalendarz i dysk w jednym koncie, udostępnianie po adresie e-mail, komentarze w plikach	lepsza synchronizacja ciężkich folderów na dyski lokalne, prostszy model uprawnień dla osób z zewnątrz
Podpięcie do ArchiFlow	folder projektu z Google Drive Pickera	folder z Dropboxa biura

Nie zmieniajcie dostawcy dla jednego narzędzia. Dobry portal klienta powinien podpiąć się do tego, co macie. ArchiFlow obsługuje oba: folder projektu wskazujecie z Google Drive Pickera albo z Dropboxa biura, a pliki zostają u was. System trzyma tylko listę i linki.

Jeden folder na projekt, ten sam układ zawsze

Układ, który stosujemy:

2026-014 Dom w Zalesiu/
  01 Dane wejściowe        mapa, WZ lub MPZP, badania gruntu, wytyczne od klienta
  02 Koncepcja             warianty, wizualizacje, notatki ze spotkań
  03 Projekt budowlany     PZT, PAB, uzgodnienia
  04 Projekt techniczny    konstrukcja, instalacje
  05 Urząd                 wniosek, korespondencja, decyzja
  06 Wykonawczy            detale, zestawienia
  Podpisane/               umowa, aneksy, oświadczenia po podpisie

Numeracja z przodu porządkuje foldery w każdej przeglądarce plików. Numer projektu z rokiem na początku nazwy pozwala szukać po samym numerze. Podfolder „Podpisane” jest osobno, bo dokumenty po podpisie nie mogą być mylone z wersjami roboczymi.

Ten szkielet tworzymy przy zakładaniu projektu i nie zmieniamy go w trakcie. Jeśli ktoś w zespole potrzebuje nowego podfolderu, dostaje go wewnątrz istniejącego, nie obok.

Nazwy plików, które przeżyją trzy lata

Nazwa pliku ma odpowiadać na trzy pytania: co to jest, z którego etapu, która wersja. U nas wygląda to tak: Rzut parteru_PB_v3.pdf. Etap skrótem, wersja z literą v. Data nie jest potrzebna, bo daje ją system plików, a wersje i tak numerujemy.

Dwa zakazy. Nie używamy słowa „final”, bo po nim zawsze przychodzi „final2”. Nie zostawiamy nazw z eksportu w stylu Drawing1-Layout2.pdf, bo klient nie ma pojęcia, co otwiera.

Co widzi klient

Klient nie potrzebuje całego folderu. Nie potrzebuje wariantów roboczych, plików DWG ani korespondencji z konstruktorem. Potrzebuje tego, co jest dla niego:

• aktualnych rzutów,
• wizualizacji,
• decyzji z urzędu,
• dokumentów do podpisu.

Dawniej robiłem to ręcznie: kopiowałem wybrane pliki do osobnego folderu „dla klienta” i wysyłałem link. Kopiowanie oznacza, że po poprawce klient dalej ma starą wersję.

Teraz portal klienta czyta folder projektu i pokazuje pliki pogrupowane etapami. Przy wgrywaniu z panelu przypisuję plik do etapu jednym kliknięciem, więc klient widzi „Rzut parteru” pod etapem „Projekt budowlany”, a nie w płaskiej liście. Pliki wrzucone bezpośrednio w Drive też się pojawiają, tylko bez etapu, dopóki go nie przypiszę.

archiflowtool.udb.pl/…/c/…

Dwie rzeczy okazały się ważniejsze, niż sądziłem. Tag „Nowy” przy plikach dodanych od ostatniej wizyty klienta, dzięki któremu klient nie przegląda całej listy. I to, że klient pobiera plik sam, bez proszenia. Liczba maili „czy możesz podesłać” spadła u nas do pojedynczych w miesiącu.

Dokumenty podpisane trafiają do osobnego podfolderu

Umowa, aneks, oświadczenie kierownika budowy. Po podpisaniu profilem zaufanym lądują w podfolderze „Podpisane”, nie obok wersji roboczej. Jeśli podpisuje kilka osób, w folderze jest jeden plik z wszystkimi podpisami, bo każda kolejna osoba podpisuje wersję poprzedniej.

Bez tego porządku podpisane dokumenty giną między roboczymi PDF-ami i po roku nikt nie wie, który plik pokazać w razie sporu.

Trzy błędy, które widzę najczęściej

• Folder projektu na prywatnym dysku pracownika. Gdy odchodzi, znika dostęp. Folder ma należeć do konta pracowni.
• Uprawnienia „każdy z linkiem może edytować”. Wygodne, do momentu gdy klient przez przypadek przeniesie folder. Klient ma czytać i pobierać, nie edytować. Portal, który pokazuje pliki w trybie tylko do odczytu, rozwiązuje to bez konfigurowania uprawnień per plik.
• Załączniki w mailach jako źródło prawdy. Mail to powiadomienie, nie archiwum. Plik ma leżeć w folderze projektu, a mail może zawierać link.

Od czego zacząć

1. Wybierzcie dostawcę, którego już macie.
2. Ustalcie jeden szkielet folderów i zapiszcie go jako szablon do kopiowania.
3. Nazwijcie pliki tak, żeby klient je rozumiał.
4. Dajcie klientowi okno na ten folder zamiast wysyłać kopie.

U nas to była zmiana z dwóch godzin tygodniowo na wysyłanie plików do zera.