Jak podpisać umowę z architektem profilem zaufanym, bez drukarki i skanera
Umowa o prace projektowe nie musi jechać pocztą ani czekać na wizytę w biurze. Profil zaufany, którego używasz do podatków, załatwia to w kwadrans. Krok po kroku, z pułapkami, których lepiej uniknąć.
Dostajesz mailem umowę o prace projektowe. Dwanaście stron PDF. W dawnym trybie: drukujesz, podpisujesz na każdej stronie, skanujesz telefonem pod lampą, odsyłasz. Architekt robi to samo. Za tydzień macie dwa pliki, każdy z jednym podpisem, i nikt nie jest pewien, który jest tym właściwym.
Od kilku lat da się to zrobić inaczej. Jeśli masz profil zaufany, czyli ten sam login, którym wchodzisz do PUE ZUS albo składasz PIT, możesz podpisać PDF w przeglądarce. Bez drukowania, bez skanera, bez wychodzenia z domu.
W skrócie
- Podpis zaufany składasz na gov.pl profilem zaufanym, przez bank, mObywatel albo login z SMS-em.
- Dla umowy o prace projektowe wystarczy; formy notarialnej wymaga na przykład sprzedaż działki.
- Trzy kroki: pobierz PDF, podpisz na gov.pl, odeślij podpisany plik do biura.
- Pierwszy raz zajmuje kwadrans, każdy kolejny pięć minut.
Czym właściwie jest podpis zaufany
Profil zaufany to potwierdzona tożsamość w systemach administracji. Podpis zaufany to podpis elektroniczny składany tym profilem na stronie gov.pl. W kontaktach z urzędami ma moc podpisu własnoręcznego, dlatego podpisuje się nim wnioski o pozwolenie na budowę czy zgłoszenia.
W umowie między tobą a biurem architektonicznym też działa. Umowa o prace projektowe nie wymaga żadnej formy szczególnej, więc wystarczy, że obie strony ją podpiszą, a podpis da się przypisać do konkretnej osoby. Podpis zaufany spełnia oba warunki. Formy notarialnej wymagają inne czynności, na przykład sprzedaż działki, i tam profil zaufany nie zastąpi notariusza.
Jeśli umowa jest duża albo nietypowa, zapytaj prawnika. Dla standardowej umowy na projekt domu podpis zaufany to dziś normalna droga.
Krok 1: pobierz dokument, który masz podpisać
Podpisujesz zawsze konkretny plik. Jeśli architekt korzysta z portalu klienta, dostaniesz link mailem albo zobaczysz przycisk „Podpisz dokument” przy pliku w swoim portalu. Pobierz PDF na komputer lub telefon.
Uwaga na jedną rzecz. Jeżeli umowę podpisuje kilka osób, na przykład ty i współmałżonek albo ty i architekt, podpisy powinny trafić do jednego pliku. Podpisujesz więc wersję, którą podpisał poprzednik, a nie oryginał sprzed jego podpisu. Dobre narzędzia podają ci od razu aktualną wersję. Jeśli dostajesz plik mailem, upewnij się, który to jest.
Krok 2: podpisz na gov.pl
Wejdź na stronę „Podpisz dokument elektronicznie” w serwisie gov.pl. Wybierz podpis zaufany, wskaż pobrany PDF i zaloguj się profilem zaufanym. Do wyboru masz:
- logowanie przez bank,
- aplikację mObywatel,
- login i hasło z kodem SMS.
Po zalogowaniu system pyta, czy chcesz podpisać dokument. Potwierdzasz, czekasz kilka sekund i pobierasz podpisany plik. Ma tę samą nazwę z dopiskiem, zwykle kończy się na „-sig.pdf”. Otwórz go w czytniku PDF: w panelu podpisów zobaczysz swoje imię, nazwisko i datę.
Dla PDF-a dostajesz z powrotem PDF. Dla innych formatów, na przykład Worda, serwis zwraca plik XML z podpisem i to bywa kłopotliwe dla drugiej strony. Dlatego proś architekta o umowę w PDF.
Krok 3: odeślij podpisany plik
Tu kończy się część urzędowa, a zaczyna organizacyjna. Podpisany plik musi trafić do biura tak, żeby nikt go nie pomylił z wersją bez podpisu.
Najprościej, gdy biuro ma do tego miejsce. W portalu klienta ArchiFlow po podpisaniu przeciągasz plik na stronę, system sprawdza, czy zawiera podpis, i odkłada go do folderu projektu w podfolderze „Podpisane”. Architekt dostaje e-mail, że podpisałeś, a przy dokumencie pojawia się twoje imię z datą i godziną. Kolejna osoba do podpisu dostaje już wersję z twoim podpisem.
Jeśli biuro pracuje mailem, odeślij plik w odpowiedzi na wiadomość z umową i napisz w temacie „podpisane”. Zachowaj kopię u siebie.
Na co uważać
- Sprawdź nazwiska w panelu podpisów przed odesłaniem. Zdarza się, że ktoś podpisuje z konta współmałżonka, bo akurat był zalogowany.
- Nie edytuj pliku po podpisaniu. Zmiana jednej kropki unieważnia podpis, czytnik PDF pokaże ostrzeżenie. Jeżeli architekt prosi o poprawkę w umowie, dostajesz nowy plik i podpisujesz od nowa.
- Nie podpisuj skanów. Jeżeli ktoś wydrukował umowę, podpisał ręcznie i zeskanował, twój podpis zaufany na takim skanie jest ważny, ale całość wygląda niechlujnie i trudniej ją zweryfikować. Lepiej, żeby obie strony podpisały elektronicznie ten sam plik.
Ile to trwa
Pobranie pliku, logowanie do gov.pl, podpis, odesłanie: kwadrans, jeśli robisz to pierwszy raz i czytasz każdy ekran. Za drugim razem pięć minut. Dla porównania obieg papierowy w moim biurze zajmował średnio sześć dni roboczych, licząc od wysłania umowy do otrzymania skanu z powrotem.
Umowa to zresztą tylko pierwszy dokument. W trakcie projektu pojawiają się jeszcze aneksy, oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością, czasem zgoda sąsiada. Każdy z nich da się załatwić tak samo, z telefonu, w przerwie między jednym a drugim.
ArchiFlow daje inwestorom bieżący wgląd w postęp projektu — przez jeden link od biura, z logowaniem, jeśli chcą. Spytaj swoje biuro architektoniczne, czy korzystają z ArchiFlow.
Dowiedz się więcej →
